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孚恩智能报销柜党校应用案例介绍
孚恩智能报销柜党校应用案例介绍

客户背景

     中共山东省委党校是在省委直接领导下培养党员领导干部和理论干部的学校,是省委的重要部门,是培训轮训全省党员领导干部的主渠道,是党的哲学社会科学研究机构。全校现有在职教职工383人。创建于1938年10月,是全国建立较早的省级党校之一。前身为中共苏鲁豫皖边区省委党校、中共中央山东分局党校、中共中央山东分局高级党校、中共中央第四中级党校。

应用背景

应用部门和对象:大型机关单位和集团公司的财务部门

业务现状与痛点:

1)单据总量大,一年几万份甚至更多;

2)单据类型复杂:5大报销单,2大劳务费单据,2大医疗费单据等;

3)流转速度慢:单据先投入到财务指定的大铁箱子里面,财务指定人员去统一取回单据,再在系统中将单据人工分配到每位财务手中;

4)安全性差:单据投入到大铁箱子中会有丢失的情况,且存在信息泄密的可能;

5)工作流程透明度差:单据目前处于哪个流程哪个步骤,无法跟踪追溯,无法查询。

外观设计

系统拓扑图

    智能票据管理柜由智能管理控制柜(主柜)+投递柜(副柜)+退单柜(副 柜)三部分组成, 可根据需要扩展投递柜或者回单柜的副柜。

操作流程

建设效果

  • 实用为本,以现有系统为基础,解决现在投单操作无痕迹问题,投单 箱先扫描单据的条形码。系统判断是否符合投递条件,中间有多层相 关日志和监控可进行痕迹追查。
  • 整合资源,解决现在需要单独安排一个老师进行单据的提取和人工分 单工作。在机器上投单的时候前台机器已经将对应的单据分配至每一 位财务老师,并返回纸质痕迹给报销老师。
  • 自助便民,职员与财务各自独立自助操作,无接触交接,流程可追溯, 便利且安全。
  • 适应预约功能,单据预约功能是在部分单据提交时候需要预约财务的 接收时间,在智能投单箱接口中能正常处理此类单据。
  • 财务政策宣传,在投单箱无人使用的情况下,显示屏上滚动展示各种 预置好的财务政策及其他想要展示的信息。

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